Khẩn trương số hóa hồ sơ, tài liệu

Việc sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy hiện nay đòi hỏi sự chuyên nghiệp, hiệu quả và minh bạch hơn trong công tác quản lý, điều hành.

Các thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, nhân sự; việc bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; việc giải quyết các tài liệu tồn đọng từ các cơ quan, tổ chức sáp nhập, giải thể đang đặt ra những vấn đề cấp bách cho công tác văn thư, lưu trữ. Nếu không có các giải pháp đồng bộ sẽ dẫn đến nguy cơ lộ, lọt thông tin, gián đoạn công việc, thậm chí là làm mất mát, tiêu hủy trái phép tài liệu có giá trị.

Qua tổng hợp báo cáo của Sở Nội vụ một số tỉnh như Cao Bằng, Điện Biên… gửi tới Bộ Nội vụ cho thấy: Tại cấp xã đang thiếu trang thiết bị chuyên dụng phục vụ việc số hóa hồ sơ, tài liệu; một số xã mới thành lập sau sắp xếp chưa có kho lưu trữ đạt chuẩn, phải tạm thời sử dụng các kho, phòng không bảo đảm điều kiện về phòng cháy chữa cháy, nhiệt độ, độ ẩm theo quy định; thiếu trang thiết bị bảo quản chuyên dụng.

Hiện nay chưa có hướng dẫn thống nhất, chi tiết về xử lý tài liệu bí mật Nhà nước và các loại tài liệu chuyên ngành đặc thù như bản đồ, hồ sơ địa chính, hồ sơ thiết kế công trình khi niêm phong, bàn giao. Khối tài liệu tồn đọng, chưa chỉnh lý của cấp huyện trước đây, cấp xã cũ còn rất nhiều cho nên chưa thể tiến hành số hóa được hết khối tài liệu này trong thời gian gấp rút theo chỉ đạo của Trung ương.

Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ, công chức chưa được đào tạo, tập huấn nghiệp vụ cho nên thiếu kinh nghiệm thực tiễn, kiến thức công nghệ thông tin, quản lý tài liệu, nghiệp vụ lưu trữ khi thực hiện số hóa tài liệu, hồ sơ…

Việc số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ hiện nay cần có hạ tầng số hóa và lưu trữ số đồng bộ, liên thông để bảo đảm khả năng lưu trữ lâu dài, dự phòng và phục hồi dữ liệu, bảo đảm dữ liệu không bị rò rỉ hoặc chỉnh sửa trong quá trình truyền tải.

Hạ tầng phải áp dụng nhiều công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động hóa các quy trình số hóa, phân loại tài liệu, trích xuất siêu dữ liệu, hạn chế sai sót và tăng tốc độ xử lý; áp dụng công nghệ blockchain để bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực và truy xuất nguồn gốc của tài liệu số; sử dụng nền tảng điện toán đám mây để lưu trữ, quản lý và truy cập tài liệu lưu trữ số, cho phép mở rộng dung lượng lưu trữ, hỗ trợ truy cập từ xa an toàn; áp dụng các công cụ phân tích dữ liệu lớn để xử lý khối lượng tài liệu khổng lồ, khai thác giá trị thông tin từ tài liệu lưu trữ và cung cấp các báo cáo, thống kê phục vụ quản lý điều hành…

Nhiệm vụ nêu trên là cấp bách, đòi hỏi nguồn lực rất lớn và nhiều địa phương cho rằng, đây đang là khó khăn lớn nhất. Do đó, bên cạnh nguồn đầu tư công, cần có các chính sách khuyến khích doanh nghiệp công nghệ tham gia cung cấp giải pháp số hóa, phần mềm quản lý lưu trữ và dịch vụ lưu trữ đám mây theo cơ chế hợp tác công tư (PPP).

Điều này sẽ giúp giảm áp lực ngân sách Nhà nước, đồng thời tận dụng công nghệ tiên tiến từ khu vực tư nhân. Theo đó, cần tập trung phát triển các dịch vụ lưu trữ số và quản lý dữ liệu tài liệu lưu trữ thông qua hợp tác với các doanh nghiệp công nghệ, bảo đảm tính bền vững và hiệu quả kinh tế; triển khai dự án PPP thí điểm với nhiệm vụ mở rộng, nâng cấp nền tảng lưu trữ số quốc gia thành nền tảng dùng chung và thí điểm các dự án số hóa tài liệu lưu trữ tại một số địa phương, phối hợp doanh nghiệp công nghệ để đánh giá hiệu quả và nhân rộng mô hình trên toàn quốc.

Theo Cục Văn thư và Lưu trữ (Bộ Nội vụ), do khối tài liệu giấy cần xử lý tại địa phương quá lớn cho nên các bước chỉnh lý để tính định mức kinh tế kỹ thuật theo quy định hiện hành cần được rà soát rút ngắn, tối ưu hóa để bảo đảm tính khả thi.

Đối với tài liệu của địa phương, trước mắt lựa chọn và ưu tiên số hóa các loại hình tài liệu phục vụ nhu cầu hằng ngày của người dân và nhu cầu thông tin quản lý điều hành của các cấp lãnh đạo như các tài liệu về đất đai, nhà cửa, hộ tịch, tư pháp, chăm sóc sức khỏe, việc thực hiện thủ tục hành chính công.

Trong quá trình này, cần thiết lập hệ thống giám sát hiệu quả số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ, sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để đánh giá tiến độ, chất lượng, đánh giá tác động đối với hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước, hiệu quả cho sự phát triển kinh tế-xã hội và sự hài lòng của người dân, doanh nghiệp.